Vi ønsker at erklæringen skal bidra til trygghet og tillit til at personopplysninger blir behandlet korrekt og sikkert i fylkeskommunen.
Kontakt personvernombudet i Agder fylkeskommune:
Stian D. Kringlebotn
E-post til personvernombudet
NB: Vennligst ikke send sensitiv info i e-post.
Telefon: 476 12 859
Fylkeskommunedirektøren er behandlingsansvarlig for Agder fylkeskommune.
Agder fylkeskommune har også et personvernombud som jobber for at personvernet ivaretas på en god måte for innbyggere og ansatte.
Slik behandler vi personopplysninger
Behandling av personopplysninger er underlagt personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR). Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Alle personlige opplysninger du gir til oss, blir forsvarlig lagret og behandlet.
Opplysningene blir bare lagret så lenge det er nødvendig for at vi skal kunne behandle saken din eller utføre den aktuelle tjenesten, og vi lagrer ikke mer enn det vi må.
Vi har interne rutiner for behandling av personopplysninger. Her er krav til informasjonssikkerhet og internkontroll ivaretatt.
Klage på behandlingen
Du kan klage til Datatilsynet hvis du ikke er fornøyd med vår behandling av personopplysninger. Kontakt Datatilsynet på e-post.
E-post til datatilsynet
Du kan få råd og hjelp fra vårt personvernombud
Du kan kontakte vårt personvernombud dersom du trenger råd om personvernrettigheter eller hjelp til å utøve disse rettighetene overfor fylkeskommunen. Du kan også kontakte personvernombudet dersom du har spørsmål om fylkeskommunens behandling av personopplysninger om deg. Personvernombudet har taushetsplikt.
Les mer om hva personvernombudet kan hjelpe deg med
Du har en del rettigheter når fylkeskommunen behandler personopplysninger om deg.
Du har rett til innsyn i egne opplysninger
Du har rett til innsyn i dine egne personopplysninger. Se eget punkt om innsyn i egne opplysninger for hvordan du skal gå fram.
Du har rett til å få feilaktig informasjon rettet
Du har rett til å få korrigert uriktige opplysninger om deg selv. Du kan også be oss om å fylle ut ufullstendige eller misvisende opplysninger.
Du har rett til å kreve at opplysninger om deg blir sperret eller slettet
I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv. Dette kan være når opplysningene ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for, når du trekker tilbake et samtykke eller behandlingen er ulovlig.
Du har rett til begrensing av behandling som gjelder deg selv
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg. Dette kan være permanent eller for en periode f.eks. dersom lovligheten ved behandlingen vurderes.
Du har rett til å protestere mot en behandling av personopplysninger
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i oppgavene våre eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Du har rett til å få kopi av dine data i et digitalt format
Du har under enkelte omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.
Du har rett til å få oppfylt dine rettigheter gratis
Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre anmodningene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne. Hvis vi nekter å etterkomme anmodningen din er det vi som har bevisbyrder for at henvendelsene fra deg er grunnløse eller overdrevne.
Spørsmål om innsyn
Hvordan du sender forespørsler om innsyn, ser du under punktet om innsyn i egne opplysninger.
Øvrige forespørsler kan sendes på en sikker måte til Agder fylkeskommune.
Send henvendelser og dokumenter på en sikker måte
Be om innsyn
Du har rett til innsyn i dine egne personopplysninger. Du har også rett til innsyn i opplysningene som er lagret om dine barn under 15 år, eller personer du handler på vegne av.
Gå til skjema for innsynskrav i personopplysninger
Skjemaet er digitalt. Du må logge deg inn via ID-porten.
Dersom du ber om innsyn på vegne av noen, må du laste opp fullmakt på at du kan handle på vegne av personen.
Det beste er om du er konkret og beskriver hvilke opplysninger du ønsker innsyn i, så blir det enklere for oss å hjelpe deg. Du vil få opplysningene dine så snart som mulig og senest innen 30 dager.
Vi sender opplysningene til din digitale postkasse. Alternativt kan vi sende opplysningene rekommandert per brevpost, eller overlevere dem ved at du møter opp personlig og viser gyldig legitimasjon.
Be om partsinnsyn
Partene i en konkret sak har som hovedregel rett til innsyn i dokumentene i saken. Dersom et dokument i en sak har opplysninger om deg, så kan dokumentet som hovedprinsipp utleveres til partene i saken.
Dette betyr også at dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til, eller legge ved, din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han eller hun ber om det. Fylkeskommunen kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.
Ved varsling etter arbeidsmiljølovens bestemmelser til fylkeskommunen har vi imidlertid en utvidet taushetsplikt. I slike tilfeller har fylkeskommunen også en taushetsplikt overfor sakens parter.
Gå til skjema for å søke om partsinnsyn
Skjemaet er digitalt. Du må logge deg inn via ID-porten.
Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i fylkeskommunens saksdokumenter. Henvendelse til oss vil dermed som hovedprinsipp være offentlig uansett hvilken form den kommer i.
Fylkeskommunen håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger, for eksempel fordi dokumentet har informasjon som forvaltningsloven kaller "noen personlige forhold". Slike opplysninger blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta. De unntas ikke bare fordi de er interne.
Saksbehandling og arkiv
Arkivansvaret er regulert i arkivloven § 6. Offentlige organer plikter å ha arkiv, og det skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er trygge som informasjonskilder i nåtid og framtid.
Et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokumenter der alle inngående og utgående dokument som etter offentleglova § 4 regnes som saksdokument dersom det er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, ref. arkivforskriften § 9.
Agder fylkeskommune følger Riksarkivarens forskrift om bevaring og kassasjon jf kapittel 7 for bevaring og kassasjon av dokumenter i fylkeskommune og kommune.
Formålet med bestemmelsen er:
- sikre at bevaringsverdig dokumentasjon blir bevart for ettertiden, jamfør arkivloven § 1
- legge til rette for kassasjon av arkivmateriale uten bevaringsverdi
- sikre at arkiv ikke blir kassert før rettslige og forvaltningsmessige dokumentasjonsbehov er bortfalt
Agder fylkeskommune behandler personopplysninger for å oppfylle virksomhetens lovpålagte oppgaver etter blant annet personopplysningslov, forvaltningslov, offentleglov, arkivlov, opplæringslov, andre særlover med forskrift, og Riksarkivarens forskrift.
Det registreres ulike typer personopplysninger i sak- og arkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i tråd med arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde særlige kategorier personopplysninger (tidligere kalt sensitive). Dokumenter som inneholder særlige kategorier personopplysninger blir registrert og skjermet særskilt i sak- og arkivsystemet.
Agder fylkeskommune bruker Public 360 som sak- og arkivsystem, med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Public 360 er fra leverandøren TietoEvry, og følger offentlige standarder (NOARK).
Fylkeskommunedirektøren har det overordnete ansvaret for alle informasjonssystemer i Agder fylkeskommunen, inkludert sak- og arkivsystemet. Leder for dokumentsenteret i fylkeskommunen er systemeier, og har det daglige ansvaret. Det er utarbeidet nødvendige rutiner.
Ledere har ansvar for å følge opp at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med lover, forskrifter, regler og rutiner.
Opplysningene hentes fra Folkeregisteret om eleven, søkeren, den ansatte m.m. Som en del av saksbehandlingen innhenter fylkeskommunen i noen tilfeller opplysninger fra andre etater, ref. forvaltningsloven § 17.
Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentleglova og forvaltningsloven. Opplysninger som er nødvendig for behandling av klagesaker vil bli utlevert til Statsforvalteren som er fylkeskommunens klageorgan.
Agder fylkeskommune avleverer arkivene til Arkivsenter Sør og Kuben.
Postliste/offentlig journal
Fylkeskommunens offentlige journal gir informasjon om inn- og utgående korrespondanse, samt interne notater. En journal er systematisk og fortløpende registrering av alle saksdokumenter.
Deler av vår offentlige journal publiseres på internett, og gir informasjon om hvilke saker og dokumenter som behandles av de enkelte fagområdene i fylkeskommunen. Den inneholder også opplysninger fra eksterne.
Den oppdateres hver dag, normalt med en forsinkelse på 3 dager etter journalføring.
Den nettbaserte journalen gjør det enkelt å følge med på det som behandles. Større åpenhet og mer innsyn i aktiviteter er en styrke for lokaldemokratiet.
Agder fylkeskommune er opptatt av å praktisere meroffentlighet.
Konfidensielle opplysninger er skjermet for innsyn. Informasjon om dokumenter knyttet til elev-, pasient- og personalarkiv publiseres hovedsakelig ikke på den delen av journalen som vises på internett.
I henhold til offentleglovas kapittel 2, § 3 om innsyn kan alle kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og lignende register i offentlige virksomheter dersom ikke annet er regulert i lov eller forskrift med hjemmel i lov.
I offentlegforskrifta § 7, jamfør § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet.
Forespørsler om innsyn blir registrert og arkivert.
Formål med behandling av personopplysninger
For at fylkeskommunen kan oppfylle sin rolle og sitt ansvar innenfor videregående opplæring har vi personopplysninger for å
- behandle søknader om skole- og læreplass og privatisteksamen
- gjennomføre opplæringsløp, eksamen og fagprøver
- følge opp ungdom i aldergruppen 16–21 år som ikke har et opplæringstilbud eller jobb
- samarbeide med hjemmet
- utstede dokumentasjon for elever, lærlinger og voksne
- godkjenne faglige ledere i lærebedrifter
- oppnevne sensorer for fagprøver
- ha grunnlag for planlegging og oppsett av opplæringstilbud og for å sikre at vilkårene for å tilby opplæring og andre tiltak er oppfylt
- gjennomføre lovpålagte oppgaver som budsjett, refusjonsordninger, regnskap og rapportering til overordnede myndigheter
- ivareta krav til sikkerhet
Som en del av prosessen blir data overført til flere systemer for å kunne følge opplæringen.
Hva slags personopplysninger blir behandlet?
Vi behandler opplysninger om navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon, foresatte/pårørende, klasse, utdanningsprogram og fag, oppgavebesvarelser og vurderinger, test- og prøveresultater, karakterer, fravær og anmerkninger og annen informasjon som er nødvendig for gjennomføring av opplæringen. Det blir også tatt bilde av alle elever når de begynner på skolen, som brukes som bilde på skolebeviset.
Skolene registrerer kontaktinformasjon til foresatte for elever under 18 år.
Fylkeskommunen behandler også andre personopplysninger som oppgis i søknader eller annen behandling hvor rektor eller fylkesdirektør for utdanning fatter enkeltvedtak. Dette kan blant annet være helseopplysninger. Helseopplysninger og eventuelt andre særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger) registreres og arkiveres i egne systemer med utvidet sikkerhet.
I forbindelse med søknad til opplæring på særskilt grunnlag vil også opplysninger om helse og sosiale forhold bli behandlet. Det samme gjelder når det er behov for å gjennomføre lovpålagt tilpasset undervisning.
Informasjon innhentes fra grunn- og videregående skole, folkeregisteret, søkere og de som er under opplæring, ansatte ved skolene, lærebedrifter, sensorer og andre samarbeidsparter som er involvert i gjennomføringen og vurderingen av opplæringen av den enkelte. Etter samtykke vil dette kunne være PPT, lege og NAV.
Grunnlaget for å behandle de nødvendige personopplysningene er i henhold til personopplysningslovens artikkel 6 (1) c og 6 (1) e, og for å oppfylle fylkeskommunens plikt i henhold til opplæringslova §§ 13-2 – 13-4.
Skoleskyss utføres av Agder kollektivtrafikk (AKT), og i den forbindelse behandler AKT personopplysninger.
Vi lagrer videoopptak fra kameraovervåkingsløsninger ved skolene og andre fylkeskommunale bygg.
Se egen personvernerklæring hos AKT
Hvor henter vi opplysninger fra?
Agder fylkeskommune behandler personopplysninger som den registrerte oppgir ved søknad om videregående opplæring, registrert på www.vigo.no med eventuelle vedlegg, eller ved utfylling av overgangsskjema. Fylkeskommunen innhenter også opplysninger fra ungdomsskolene og fra folkeregisteret.
Hvem utleverer vi personopplysninger til?
Fylkeskommunen videreformidler ikke personopplysninger til tredjepart for kommersiell bruk. Klasselister er offentlig informasjon, og vil kunne bli utlevert på forespørsel. Et unntak er informasjon om brukere av våre tjenester med hemmelig telefonnummer og/eller adresse. Klasselister publiseres ikke på Internett.
Foresatte til elever under 18 år får informasjon om elevens fravær, fare for å ikke få vurdering i et fag eller orden/oppførsel, andre rettigheter etter opplæringsloven og annen viktig informasjon som ikke er underlagt taushetsplikt. Dette er et krav i opplæringsforskriften § 20-4. For elever over 18 år utleveres dette etter samtykke fra eleven til den eleven oppgir som pårørende.
For søkere til læreplass, får aktuelle lærebedrifter og opplæringskontor tilgang til søkeropplysninger i Vigo Bedrift. Lærebedrifter kan etter samtykke fra lærling/praksiskandidat få utlevert taushetsbelagt informasjon om den som er under opplæring.
Personopplysninger utleveres til andre offentlige myndigheter som har et lovgrunnlag for innhenting. Dette er blant annet Lånekassen, Utdanningsdirektoratet, Nasjonal vitnemålsdatabase, Statistisk sentralbyrå. Personopplysninger vil etter pålegg i opplæringsloven kunne bli utlevert til barnevernstjenesten og til sosialtjenesten etter samtykke fra eleven og eventuelt foresatte.
Hvor lenge oppbevares opplysningene?
Agder fylkeskommune oppbevarer personopplysninger i sitt arkivsystem så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen, og når arkivloven stiller krav til bevaring.
Annen informasjon slettes når den ikke lenger er nødvendig for gjennomføring av fylkeskommunens oppgaver.
Lovhjemmel
Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæring (opplæringslova) med forskrifter er det viktigste behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger.
Les mer om personvern i tannhelsetjenesten
For at fylkeskommunen skal kunne administrere ordningen for tilrettelagt transport, må alle godkjente brukere bli registrert i et TT-register.
Hvilken informasjon lagres?
Når du søker om TT-kort sender du inn informasjon om deg og din helsetilstand til din bostedskommune. Denne informasjonen behandles av kommunen og lagres i deres arkivsystemer.
Hvis du får avslag på din søknad om TT-kort og klager, vil informasjonen som du har sendt inn når du søkte om TT-kort bli oversendt til fylkeskommunen for klagebehandling.
Hvis du får innvilget TT-kort, vil informasjon om deg (navn, adresse, brukernummer, brukergruppe og tildelt beløp/antall klipp) bli lagret i en brukerportal hos systemleverandør som fylkeskommunen har avtale med. Det er Telemark Taxi AS som er systemleverandør for TT-ordningen for området som utgjør tidligere Vest-Agder og Rogaland Taxi AS som er systemleverandør for TT-ordningen for området som utgjør tidligere Aust-Agder.
I disse systemene lagres også informasjon om dine TT-turer; som reisetid, reiserute, pris, egenandelsbeløp og hvilken bil du har kjørt med.
Systemene har også informasjon om hvor mange klipp/hvor stort reisebeløp du har igjen på TT-kortet ditt og om det er åpent eller sperret.
Hvordan samler vi inn informasjonen?
Personopplysninger hentes fra deg som søker om TT-kort og din fastlege. Helseopplysningene dine blir brukt av bostedskommunen din til å behandle søknaden din om TT-kort.
Videre blir TT-systemene jevnlig oppdaterte med opplysninger om dine TT-turer.
Hvem har tilgang til den lagrede informasjonen?
De som har tilgang til brukerportalen er ansatte hos kommunene som behandler søknader om TT-kort, ansatte hos fylkeskommunen som jobber med TT-transport og ansatte hos systemleverandørene (Telemark Taxi AS/Rogaland Taxi AS) som administrerer TT-ordningene for fylkeskommunen.
Hva brukes den lagrede informasjonen til?
Opplysningene om deg brukes først av din kommune til å behandle din søknad om TT-kort.
Hvis din søknad innvilges, vil opplysningene om deg bli brukt av fylkeskommunen og systemleverandørene til å gi deg et riktig tilbud og sørge for at utgiftene fordeles riktig i etterkant av turene dine. Opplysningene om deg brukes også hvis du bestiller nytt TT-kort.
Videre vil opplysningene også kunne brukes til å kontrollere at bruken av ordningen og oppgjøret er i samsvar med reglene for TT-transport. Endelig vil opplysningene brukes til å lage statistikk om TT-ordningen, som fylkeskommunen er pålagt å gjøre. Når det lages statistikk vil imidlertid alle opplysninger om TT-brukere være anonymisert.
Hvor lenge lagres informasjonen?
Hvis du får avslag på din søknad om TT-kort og klager, vil klagen din bli oversendt til fylkeskommunen for behandling. I et slikt tilfelle vil all informasjon som oversendes bli lagret i vårt arkivsystem. Denne informasjonen vil ikke slettes.
Hvis du får innvilget TT-kort, vil informasjon om deg bli lagret i TT-registeret. Informasjon om turene du kjører regnes som bilag til fakturaer. Disse må derfor etter bokføringsloven § 13 oppbevares i fem år.
Hva er hjemmelen for lagring?
Hjemmelen for lagring av dine personopplysninger som TT-bruker er personvernforordningens artikkel 6 første ledd bokstav e og artikkel 9 andre ledd bokstav g.
Reglene for TT-ordningene i Agder er gitt i politiske vedtak fra fylkestinget den 17.-18. desember 2013. Reglene er gjengitt på fylkeskommunens nettsider.
Personopplysninger knyttet til lønns- og arbeidsvilkår
I forbindelse med bygge- og anleggsprosjekter skal Agder fylkeskommune som byggherre sikre lønns- og arbeidsvilkår jf.
allmenngjøringsloven
og
forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett FOR-2008-02-22-166
Vi innhenter informasjon om lønns- og arbeidsvilkår for leverandører og deres ansatte samt underleverandører. Dersom vi får mistanke om kriminelle handlinger, kan vi overføre personopplysninger til andre relevante myndigheter.
Opplysningene kan bli overført til andre virksomheter (rådgivere) som bistår Agder fylkeskommune. Kun relevante opplysninger for den spesifikke saken blir overført.
Opplysningene oppbevares i hele kontraktsperioden og slettes ved kontraktsperiodens slutt. Opplysningene er ikke arkivverdige.
Personopplysninger knyttet til innkjøp av rådgivning, varer, bygg og anlegg
Ved innkjøp av rådgivertjenester, varer og bygg/anlegg gjennomfører Agder fylkeskommune konkurranser blant levererandører jf.
lov om offentlige anskaffelser
I den forbindelse innhenter vi CV-er for tilbudt personell med personopplysninger som navn, alder, utdanning, ansettelsesforhold, sivil status etc.
Opplysningene kan bli overført til andre virksomheter (rådgivere) som bistår Agder fylkeskommune. Kun relevante opplysninger for den spesifikke saken blir overført.
Kontraktene er arkivverdige.
Agder fylkeskommune behandler personopplysninger i den grad det er nødvendig for saksbehandlingen.
Hvilke personopplysninger behandles?
Kontaktinformasjon, og i en del tilfeller fødselsnummer, eierforhold og eiendomsinformasjon.
Fra søkere på transportløyver trenger fylkeskommunen opplysninger om vandel og økonomiske forhold.
Formål med behandling av personopplysninger
Vi behandler i hovedsak opplysninger som er oppgitt i forbindelse med søknader om tilskudd, søknader om tillatelser iht. vegloven, veiledning knyttet til plan- og byggesaker, kommunal saksbehandling etter kulturminneloven og plan- og bygningsloven, og informasjon i forbindelse med registrering av gjenstandsfunn.
Hvordan behandler vi personopplysninger?
Det registreres ulike typer personopplysninger i sak-/arkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen.
Saksdokumentene kan i tillegg inneholde særlige kategorier (sensitive) personopplysninger. Dokumenter som inneholder særlige kategorier personopplysninger blir registrert og skjermet særskilt i sak- og arkivsystemet.
Ved registrering av kulturminner i databaser som askeladden.ra.no inngår matrikkelopplysninger (Matrikkelen er Norges offisielle register over fast eiendom, herunder bygninger, boliger og adresser).
Hvor henter vi opplysningene fra?
Personopplysninger legges i all hovedsak inn av den som søker. Opplysninger om eierforhold m.m. kan også hentes inn fra offentlige tilgjengelige kilder som matrikkel, eller opplysninger som fremkommer i saksdokumenter fra kommuner eller andre involverte etater/samarbeidsparter.
Hvem utleverer vi personopplysningene til?
Relevante opplysninger følger saken når den formidles til andre myndigheter og parter som vi samhandler med. Dokumenter som inneholder særlige kategorier (sensitive) personopplysninger unntas offentlighet.
Formål
Agder fylkeskommune ivaretar det fylkeskommunale vegnettet, og ser til at fylkesvegene er farbare og trygge å ferdes på. Vi samler inn data og noen ganger personopplysninger for å kunne følge opp de ulike områdene vi jobber med:
Trafikksikkerhet og -undersøkelser
For å ivareta trafikksikkerheten er det – blant annet i tilknytning til værstasjoner – satt opp kameraer som tar bilder av vegen, bruer eller andre veginstallasjoner, og sikrer data om vær- og føreforhold. I noen få tilfeller fanges registreringsnummer på kjøretøyer opp av disse kameraene.
Agder fylkeskommune gjør trafikktellinger og trafikkundersøkelser for å forbedre eksisterende vegløsninger. Dette skjer både i form av anonymiserte trafikktellinger, fotografering av trafikksituasjoner og trafikknutepunkter. Bildene brukes til å analysere trafikkflyt og trafikkbildet.
Bilder med personopplysninger sladdes i den grad det er mulig. Bildene blir slettet når det ikke er behov for dem lenger.
Bygging/utbedring
Når veger skal bygges eller utbedres, henter vi inn data om vegen og terrenget langs vegen. Dette gjør vi blant annet ved fotografering med kamera og/eller drone. Det samme gjør vi også i utbyggingsfasen. Disse bildene blir brukt til oppfølgning av kontraktsarbeidene. I noen tilfeller blir personer eller registreringsnummer på kjøretøyer fanget opp av kameraet.
Bildene og dataene lagres på egne områder, der kun de som jobber med prosjektet har tilgang. Bilder med personopplysninger sladdes i den grad det er mulig. Bildene blir slettet når det ikke er behov for dem lenger.
Kjøp av eiendom
Når vi kjøper opp eiendom langs vegene, blir det samlet inn data om eiere/eierforholdene, kontaktinformasjon, fødselsnummer, og eventuelt kontonummer.
Opplysningene lagres hovedsakelig i vårt arkivsystem, og arkivloven regulerer hvor lenge dokumentasjonen lagres her. Saker med særlige kategorier (sensitive) personopplysninger lagres på en slik måte at det bare er saksbehandler som har tilgang til disse sakene/dokumentene.
Tilrettelagt transport (TT-kort)
Agder fylkeskommune ivaretar ordningen med å utstede TT-kort, en ordning som gir brukerne tilgang til tilrettelagte transporttjenester. For å kunne skreddersy transportløsningen til den enkelte bruker, innhenter og lagrer vi opplysninger om brukers fødselsnummer, bostedsadresse, kontoopplysninger og funksjonsnivå.
Opplysningene lagres i vårt arkivsystem, og arkivloven regulerer hvor lenge dokumentasjonen lagres her. Saker med særlige kategorier (sensitive) personopplysninger lagres på en slik måte at det bare er saksbehandler som har tilgang til disse sakene/dokumentene.
Agder fylkeskommune behandler personopplysninger om politikere for å administrere lønn og personalansvar.
Hvilke personopplysninger behandles?
Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av godtgjøringer, for eksempel skatteprosent, skattekommune, fødselsnummer, kontonummer, telefonnummer og e-postadresse.
Formål
Vi behandler personopplysninger om ansatte for å kunne rekruttere, utbetale lønn, følge opp fravær og ivareta andre personaloppgaver. Dette er regulert i arbeidsavtalen.
Flere lover krever at vi overfører dine personopplysninger til andre myndigheter, for eksempel skattemyndighetene og NAV.
Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid. Noen opplysninger behandles for kontrollformål, og for å ivareta krav til sikkerhet.
Tilgjengelighet er viktig for oss. Vi har kontaktinformasjon om ansatte på nettsidene våre for at det skal være enkelt å kontakte oss.
Hvilke opplysninger behandler vi?
Fylkeskommunen registrerer lønnsnivå, tidsregistrering, skattekort, pålegg- og bidragstrekk, skattekommune, kontonummer, utdanning, arbeidserfaring, stillingsprosent og fagforeningstilhørighet. Vi registrerer også kontaktinformasjon, fødselsnummer, kjønn, permisjoner, pensjonskasse, helseopplysninger, sykmeldinger, foreldrepenger og telefonutgifter.
Vi lagrer videoopptak fra kameraovervåkingsløsninger, adgangslogger ved fylkeskommunale bygg, samt aktivitets- og tilgangslogger i fylkeskommunale fagsystemer.
Hvor henter vi opplysningene fra?
Opplysningene hentes i stor grad fra de ansatte selv. Når det er aktuelt får fylkeskommunen tilgang på opplysninger fra for eksempel NAV, lege, politiet, Arbeidstilsynet, Statens innkrevingssentral, KLP, Statens pensjonskasse og oppgitte referanser (i forbindelse med søkere til stillinger).
Aktivitets- og tilgangslogger i fagsystemer og adgangssystemer i bygg genereres av den ansattes egen aktivitet.
Hvem deler vi informasjonen med?
Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Vi utleverer personopplysninger til NAV ved krav om refusjon av sykepenger og til skattemyndighetene ved innrapportering av skatt.
Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på fylkeskommunens nettsider.
Sletting
Sletterutiner for personalopplysninger følger kommunelovens forskrifter for regnskapsføring og arkivloven. sletting av logger og videoopptak utføres i tråd med fylkeskommunens interne rutiner.